メールでの丁寧な表現-2
前回に続き メールでの丁寧な表現-２ です。
ヘッジ表現は、目上の方にはますとな表現だと思います。
今回もVOAで仕事では不可欠なメールフォームを学びましょう！！
メールでの丁寧なお願い−２（和訳）
Making Polite Requests in Email, Part ２
August 04, 2022
今週のEveryday Grammarレポートでは、引き続き、メールでの丁寧な伝え方についてお伝えします。
本サイトの読者であるムラートさんから、丁寧なお願いをするときのメールの開き方、閉じ方について教えてくださいというリクエストがありました。
ムラートさん、ありがとうございます。
今日は、挨拶とメールの結び方、そして丁寧な依頼の仕方についてお話します。
オープニングとクロージング
依頼の良い表現を設定するために、メールの件名、冒頭、そして結びを考えましょう。
挨拶文には以下のようなものがあります：
Dear (受信者の名前),
“Dear” は非常にフォーマルな表現です。
Hello (受信者の名前),
"Hello "は許容範囲の挨拶ですが、あまりフォーマルではありません。
もし相手が "hi "や "hey "のようなあまりフォーマルではない挨拶で答えた場合、これは相手があまりフォーマルではないトーンを好むという合図になるのです。答え方を変えたほうがいいかもしれません。
締めの言葉としては、感謝の気持ちを表し、相手が返事を期待していることを思い出させます。
次のような言い方ができます：
I really appreciate your help. I look forward to your reply.
本当にありがとうございました。お返事をお待ちしています。
Thank you for taking your time to read this email. I hope to hear from you soon!
このメールを読むのに時間を割いていただき、ありがとうございました。近いう ちにお返事いただけると嬉しいです。
メッセージの終わり方の簡単な例としては、以下のようなものがあります：
Sincerely, (その後に自分の名前を入れる)
似たような終わり方としては:
All the best,
Best wishes,
Thanks,
Or
Thank you,
これらはすべて、メールを丁重に締めくくるための一般的で正式な表現です。
自分の状況を把握する
メールで依頼をするときは、受け手の状況を把握していることを示したいものです。そのためには、ヘッジ表現を用いて言いたいことを和らげます。ヘッジ表現は、メールを書いた人が言いたいことを、より直接的でない方法で、より丁寧に伝えるためのものです。例えば、次のように言うことができます：
I'm sorry to bother you, but would you have time to review this report?
お忙しいところ申し訳ありませんが、このレポートをご覧いただくお時間をいただけませんか？
I know you’re busy, but if you get some free time later, would you like to meet up for coffee?
お忙しいとは思いますが、もし後でお時間があれば、コーヒーでもご一緒しませんか？
This is a lot to ask, but do you mind waiting for me? I’m almost finished.
お忙しいでしょうが、お待ちいただけますか？もう少しで終わります。
質問文の "but "の前にヘッジ表現が来ています。依頼はその後に来ます。
これらの表現は、メールの受信者に、私たちが相手の状況を理解していることを示すものです。
また、依頼をヘッジ表現する際には、"possible" や "possibly," という言葉を使うことができます。これらは、依頼が実現する確率や可能性を表現する言葉です。以下の例を見てみましょう。
Could you possibly drive me to the train station later?
後で駅まで送ってもらえませんか？
Is there any possible way for you to meet me downtown?
ダウンタウンで待ち合わせする方法はありますか？
”could "のような修飾動詞と一緒に "possibly "を使うことで、より一層、依頼が実現しない可能性を意識していることが伝わります。相手に "No "と言う機会を与えることで、より丁寧な依頼になります。
感謝の気持ちを伝える
丁寧な依頼をするとき、その依頼と釣り合うように、良い考えや行動を伝えることができます。
例えば、感謝やねぎらいの気持ちを表すことができます。
I would really appreciate the favor.
私はその好意にとても感謝しています。
動詞 "appreciate "は他動詞で、直接の目的語をとります。
副詞の "really "を加えて、表現を強めることができます。
また、依頼と引き換えに何かを提供することもできます。例えば、次のように言うことができます：
I owe you a favor.
Or
I can cover for you next time.
"To owe someone a favor "は、相手が何かしてくれたので、親切やサービスをお返しすることを意味します。
"To cover for someone "は、次回、その人の代わりに仕事をするという意味です。
理由を添える
依頼の理由を添えることができます。これは、説明や言い訳になります。
例えば、こう言うことができます：
Would you mind reading my essay? I’d like really like your feedback.
私のエッセイを読んでいただけませんか？私はあなたのフィードバックが本当に欲しいのです。
Or
Would it be okay if we reschedule our lunch for next week? I’m not feeling well today.
来週にランチの予定を変更してもいいですか？今日は体調が悪いんです。
これらの例では、理由は依頼の後に来る別の文です。依頼に必ずしも理由が必要なわけではありませんが、理由をつけることで依頼がより丁寧になり、受け手も快く協力してくれるかもしれません。
結び
今日のEveryday Grammarでは、メールでの依頼を丁寧に表現するための追加の方法について見てきました。
相手の状況を理解するために、 “possibly” という表現とヘッジ表現を使うことができます。
依頼のバランスをとるために、良い考えや行動を伝えることができる。依頼の裏付けとなる理由を盛り込むことができます。
そして、メールではオープニングとクロージングを意識しましょう。フォーマルで心のこもった挨拶は、あなたの依頼が期待通りの答えを受け取る可能性を高めます。
Making Polite Requests in Email, Part ２
In this week’s Everyday Grammar report, we will continue telling about how to communicate politely in emails.
Murat, a reader of our website, asked if we could talk about how to open and close our emails when making a polite request.
Thank you, Murat, for this idea.
Today, we will talk about greetings, how we can close our emails and finish our discussion about polite requests.
Openings and closings
To set a good tone for your request, consider the subject heading, the opening and the closing of your email.
Some greetings include:
Dear (name of receiver),
“Dear” is considered very formal.
Hello (name of receiver),
“Hello” is an acceptable greeting, but it is less formal.
If the person answers with a less formal greeting, like “hi” or “hey,” then this is a signal that they prefer a less formal tone. You may want to change how you answer them.
For closings, express your appreciation and remind the receiver that you expect an answer.
You could say something like this:
I really appreciate your help. I look forward to your reply.
Thank you for taking your time to read this email. I hope to hear from you soon!
Some simple ways to end the message include:
Sincerely, (followed by your name)
Similar endings are:
All the best,
Best wishes,
Thanks,
Or
Thank you,
These are all common, formal expressions to politely close your emails.
Know your situation
When making a request by email, we want to show awareness of the receiver’s situation. To do this, we use hedging expressions to soften what we want to say. Hedging expressions let the writer of the email say what they want to say but in a less direct way and more politely. For example, one could say:
I'm sorry to bother you, but would you have time to review this report?
I know you’re busy, but if you get some free time later, would you like to meet up for coffee?
This is a lot to ask, but do you mind waiting for me? I’m almost finished.
The hedging expressions come before the word “but” in the questions. The request comes after.
These expressions show the receiver of the email that we understand their situation.
We can also use the words “possible” and “possibly,” when hedging a request. These words express the probability or chance of the request being fulfilled. Let us look at these examples:
Could you possibly drive me to the train station later?
Is there any possible way for you to meet me downtown?
When using “possibly” with a modal verb like “could,” it shows the receiver that you are even more aware that the request might not be fulfilled. Giving the receiver the chance to say “no,” makes the request more polite.
Offering appreciation
When making polite requests, we can offer a good thought or action to balance the request.
For example, you can show your appreciation or thankfulness.
I would really appreciate the favor.
The verb “appreciate” is a transitive verb, which means it takes a direct object.
You can add the adverb “really” to strengthen the expression.
You can also offer something in exchange for the request. For example, you could say:
I owe you a favor.
Or
I can cover for you next time.
“To owe someone a favor” means that you will return a kindness or service to someone because they have done something for you.
“To cover for someone” means that you will take their place for a task next time.
You can include a reason for the request. This could be an explanation or an excuse.
For example you could say:
Would you mind reading my essay? I’d like really like your feedback.
Or
Would it be okay if we reschedule our lunch for next week? I’m not feeling well today.
In these examples, the reason is a separate statement that comes after the request. We do not always need a reason for the request, but giving a reason makes the request more polite, and the receiver may be more willing to help you.
Closing thoughts
In today’s Everyday Grammar, we looked at additional ways to express a request politely in an email. We can use hedging expressions and “possibly” to show awareness of the receiver’s situation. We can offer a good thought or action to balance a request. We can include a reason to support the request. And be aware of your openings and closings in emails. A formal and thoughtful greeting can make your request more likely to receive the answer you hoped for.
Words in This Story
politely – adv. to do something showing good behavior and respect for other people
greeting – n. something that is said or done to show people that you are happy to meet or see them
tone – n. a quality, feeling, or attitude expressed by the words that someone uses in speaking or writing
formal – adj. following or according with established form, custom, or rule
prefer – v. to like better or best; to favor
appreciation – n. a feeling of being grateful or thankful for something
awareness - n. the idea of knowing that something (such as a situation, condition or problem) exists.
hedging expressions – n. (grammar) words or phrases used to soften what we say,
modal verbs – n. (grammar) verbs that are used to express possibility, ability, or necessity.
favor – n. a kind or helpful act that you do for someone
feedback – n. helpful information or criticism that is give to someone for the purpose of improving performance or a product
