Education Tips; 上手なメールの書き方
これまで取り上げたことがない ”EDUCATION TIPS" です。
なぜかというと、これを聴いたということは、英語ができる人なわけで。。。
それをここで取り上げてもね？！って思っていたからです。
自分自身も、実はあまり聞きません。(≧◇≦)
では、なぜ今日は取り上げたかと言うと、
(・∀・)ｲｲﾈ!! が1000をはるかに超えていたのを見て、びっくりしたからです。
それだけ関心がある？ 日頃悩んでる？ 知りたい？
仕事がら（って、何の仕事か分かりませんよね）それはさておき、
私は日頃からメールも書きますし、人からも頼まれるます。人から来たメール翻訳、レポート翻訳、会議での原稿も依頼されます。
（時々通訳も(._.)）
ここにあるように
定型を頭に入れて置けば、心強い味方となりますね。
臆せず、どんどん書きましょう！！
あと、少し私からのTIPS！
・主語は明確に。
・冠詞も気を抜かない。
・シンプルに。且つ丁寧さを忘れずに。
will ⇒ would
can ⇒could
では、今日のVOA How to Write a Good Email ！！！
Have a fun!!!
上手なメールの書き方
How to Write a Good Email
November 07, 2020
電子メールは、私たちがコミュニケーションをとるための最も重要な方法の一つです。それは、ほとんどの人の日常生活の一部となっています。
良いメールを書くことは、それを読んで返信してくれる人と、無視している人との違いを意味します。メッセージをより効果的なものにするにはどうしたらいいのか、疑問に思ったことはありませんか？
今日のEducation Tipsでは、"どうすればメールをより効果的にすることができますか？"という質問にお答えします。
メールは４つの部分で構成されています。
- the subject line,
- the opening,
- the body, and
- the closing.
・件名
・書き出し
・本文と
・締めくくり
それぞれの部分をより良くする方法を探ってみましょう。
Subject line 件名
件名は、相手、受信者が最初に読むものです。件名は通常、メールの中で最も重要な部分です。短くても、受信者がメールの件名を認識するのに十分な詳細が含まれている必要があります。良い件名は、メールに対する期待感を与えます。悪い件名は、受信者がメールを読まないことを意味します。
件名に”重要”という言葉を入れる人もいますが、これでは十分な情報が得られません。”重要”と書く代わりに、以下の2つの件名の方が良いでしょう。
Meeting Tomorrow at 10am to Discuss New Changes
変更点について話し合うためのミーティング明日午前10時
Question About Future Classes
今後の授業についての質問
Opening an email メールの書き出し
どのような形式の文章でもそうですが、あなたは自分の視聴者を知る必要があります。メールの書き出しは、どのような形式的な関係であるかによって異なります。
友人や一緒に仕事をしている人にメールを送る場合は、以下の2つの挨拶が良いでしょう。
Good Morning/Afternoon,
おはよう/こんにちは
Hello, or Hello [name],
こんにちは、またはこんにちは[あいての名前]
知らない人にメールを送る場合で、形式的な状況であれば、いくつかの可能な書き出しがあります。
Dear [name of department],
親愛なる[相手の部署名]
To Whom it May Concern,
関係者の皆様へ
正式な場面で、相手の名前を知っている場合の良い開き方は、シンプルなものです。
Dear [title] [family name],
As in, Dear Mister Brown,
親愛なる[敬称] [苗字]
Dear Mister Brown, ブラウンさんへ、のように
Body 本文
メールの本文では、あなたが必要としていることを求めたり、あなたがメールを書いた理由を明確にするところです。これは、相手に質問をすることであったり、情報を伝えることであったりします。メールの本文は、最も重要な情報を優先します。直接的な内容であるべきであり、短くするのが賢明です。
相手があなたのことを知らない場合は、最初の数行で自己紹介をしましょう。次のように書くとよいでしょう。
My name is Patricia Jones. I am sending this email to get some more information about the job you advertised.
私の名前はパトリシア・ジョーンズです。あなたが広告を出した仕事についてもっと詳しい情報を得るためにこのメールを送っています。
自己紹介と書いた理由を述べた後、メールの本文には次のように書きます。最も重要な情報が最初に来るようにしましょう。これにより、あなたのメールは受信者に明確になり、かれらの時間を節約することができます。例を挙げてみましょう。
I wanted to know if you are currently accepting applications. If so, where can I send my information? Additionally, will you be meeting people in-person or online?
現在募集かどうかを知りたいのですが、募集中の場合は私の情報をどこに送ればいいですか？ また、直接会ったり、オンラインで会ったりするのでしょうか？
できるだけ少ない言葉で自分のことを明確に説明することが重要です。メールは短く、しかし丁寧なメールを送るようにしましょう。これは、受信者に自分のことを明確に伝えるために重要なことです。
Closings 締めくくり
良いメールの最後の部分は、締めくくりです。通常は1～2語で、これでメールは終わりだということを受信者に伝えます。締めくくりには、あなたの名前を入れ、あなたがどこで働き何をしているのかを伝えるべきです。いくつかの異なる締めくくりがあります。
Kind regards,
よろしくお願いします
Best,
ご多幸を、
Thank you,
ありがとうございます。
アプリケーションによっては、送信者の自動署名を作成してくれるものもあります。これは文章を書くときの時間を節約できるので便利です。
Example email メールの例
では、完成したメールはどのようなものでしょうか？ここではメールの例をご紹介します。
件名、挨拶、締めのメールのサンプル
これらの提案に従えば、あなたのメールへの返信が増えることに気づくでしょう。効果的なメールの書き方は、私たちの行動の多くがオンラインで行われている今、特に重要です。
その他のClosing
Regards, 敬意を込めて
Kind regards,
Warm regards,
Best regards,
Sincerely, 誠意を込めて
Sincerely yours,
Best wishes, ご多幸をお祈りします
Thank you in advance, 宜しくお願いします
などなど。。。
もっとカジュアルな友達なら
Your friend,
さらに親しい人には
Love,
Lots of love,
With love,
愛をこめて送りましょう♪♫🎶 💕
How to Write a Good Email
November 07, 2020
Email is one of the most important ways through which we communicate. It has become part of most everyone’s day-to-day life.
Writing a good email can mean the difference between someone reading it and writing back, and someone ignoring it all together. Do you have questions on how to make your message more effective?
Today on Education Tips, we will answer the question, “How can I make my emails better?”
Emails are made up of four different parts:
- the subject line,
- the opening,
- the body, and
- the closing.
Let us explore how to make each of these parts better.
Subject line
The subject line is what the other person, or receiver, will read first. The subject line is usually the most important part of an email. It should be short but contain enough details that the receiver recognizes the subject of the email. A good subject line sets the expectations for the email. A bad subject line can mean the receiver will not read the email.
Some people will add the word “important” to the subject line, but this does not provide enough information. Instead of writing “important,” two better choices for subject lines are:
Meeting Tomorrow at 10am to Discuss New Changes
Question About Future Classes
Opening an email
As in any form of writing, you should know your audience. The opening of an email depends on things like how formal the relationship is.
If you are sending an email to a friend or someone you work with, two good openings or greetings are:
Good Morning/Afternoon,
Hello, or Hello [name],
If you are sending the email to someone you do not know and it is a formal situation, some possible openings are:
Dear [name of department],
To Whom it May Concern,
In a formal situation, when you know the name of the person, a good opening is simply:
Dear [title] [family name],
As in, Dear Mister Brown,
Body
The body of the email is where you ask for what you need or make clear your reason for writing the email. This could be asking them a question or keeping them informed. The body of the email should prioritize the most important information. It should be direct, and it is wise to keep it short.
If the person you are emailing does not know you, you should introduce yourself in the first few lines. You might write:
My name is Patricia Jones. I am sending this email to get some more information about the job you advertised.
After you have introduced yourself and given your reason for writing, you can follow this with the body of your email. The most important information should come first. This makes your email clear to your receiver and saves them time. Here is an example.
I wanted to know if you are currently accepting applications. If so, where can I send my information? Additionally, will you be meeting people in-person or online?
It is important to clearly explain yourself in as few words as possible. Try to keep your email short, but polite. This is important because you want to make yourself clear to your receiver.
Closings
The last part to a good email is the closing. It is usually one or two words that let the receiver know that this is the end of the email. The ending should include your name and tell the receiver where you work and what you do. A few different closings are:
Kind regards,
Best,
Thank you,
Some applications create an automatic signature for the sender. This is useful because it saves time when you are writing.
Example email
So, what does a completed email look like? Here is an example email:
If you follow these suggestions, you will find that you receive more responses to your emails. Effective email writing is important especially now when so much of what we do is online.
I’m Gregory Stachel.
And I’m Jill Robbins.
Gregory Stachel wrote this story for VOA Learning English. George Grow was the editor.
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Words in This Story
audience – n. the people who watch, read, or listen to something
formal – adj. of language: suitable for serious or official speech and writing
prioritize – v. to make (something) the most important thing in a group
introduce – v. to make (someone) known to someone else by name
application – n. formal and usually written request for something (such as a job, admission to a school, a loan, or such
polite – adj. having or showing good manners or respect for other people
automatic – adj. of a machine or device: having controls that allow something to work or happen without being directly controlled by a person
signature – n. a person's name written in that person's handwriting or, on an electronic message, the person’s name and other contact information
response – n. something that is said or written as a reply to something
